台中市政府表示，為了拉近民眾對市府的距離，市長胡志強在市政會議中說，回覆民眾的來信，要讓民眾一看就懂。 市長胡志強於市政會議中表示，民眾寫給市府的信函或反映意見，如何回覆很重要，如果能抱著寫情書，至少是寫信給朋友的心情，而不是「公文回覆」，將可讓民眾對市府公務同仁產生不一樣的感受，有民眾寫信問詢問放颱風的問題。 市府第一次回應雖然寫得很仔細，但很制式化並有些繁雜，民眾可能感受不佳，第二封則變得精簡明瞭，第三次更以人事處長林煜焙的名義親自回覆，並表達與民眾的同理心，從這三封信逐漸調整的過程中，他認為第三封的寫法才會令民眾感動。 胡志強表示，回信可直接稱呼民眾的名字，而非「某某先生小姐您好」，甚至「某某市民您好」，以拉近民眾與市府的距離，時效與回答出民眾的疑問最重要，拖延本身就是一種最過，而有沒有回答問題，不是寫得愈多愈好，否則「用五百字回覆民眾的五十字」，卻沒有解除民眾心中的問題，等於沒回答。 對於民眾的批評，胡志強表示，一些罵他的來信，他至少會留一兩個月，並時時拿出來看，保持「恥辱感」，勉勵自己將事情做好，重視民眾的需要。